סורקים

שאלות נפוצות על סורקי Avision – תשובות אמיתיות מהשטח

1. האם סורקי Avision מתאימים גם למשרד קטן או לשימוש ביתי?

בהחלט כן, וזאת אחת הסיבות שאני דווקא מאוד אוהב להמליץ עליהם ללקוחות שמגיעים אלינו עם צרכים מגוונים. לא כל אחד צריך סורק גדול ומסיבי שפולט מאות דפים בשעה. לפעמים מדובר בעסק ביתי קטן, פרילנסר שעובד מהבית או משרד עורכי דין של שני שותפים שרוצים פשוט פתרון נוח לסריקה של מסמכים – בלי כאב ראש.
הדגמים הקומפקטיים של Avision – כמו למשל ה-AV176U או ה-AD125 – הם תפור על שימוש כזה. הם קטנים, נכנסים יפה על שולחן עבודה רגיל, לא מרעישים יותר מדי ובכל זאת יודעים להתמודד עם עשרות עמודים ביום בלי למצמץ.
מבחינתי, זה מרגיש קצת כמו לקחת מיני-מרצדס: קטן בגודל אבל רציני ביכולות. וזה מוכיח את עצמו שוב ושוב כשלקוחות חוזרים אחרי כמה שבועות ואומרים: "לא תיארתי לעצמי שזה ישנה לי ככה את שגרת העבודה".
אז כן – גם אם אתם עסק של איש אחד או שניים, זה עדיין פתרון לגמרי משתלם.

2. מה ההבדל בין סורק רגיל לסורק עם OCR ולמה זה חשוב?

האמת? זו אחת השאלות שהכי חוזרות על עצמן אצלנו בחנות – ויש לזה סיבה טובה. אנשים הרבה פעמים קונים סורק וחושבים שכל קובץ שהם מקבלים הוא כבר טקסט חי שאפשר לערוך, אבל בפועל... מה שהם מקבלים זה תמונה של הדף (כמו צילום). כאן נכנס לתמונה מנגנון ה-OCR (Optical Character Recognition) שמאפשר לסורק לזהות ולהמיר את הטקסט שבתוך התמונה לקובץ שניתן ממש לעריכה.
למה זה חשוב? כי כשאתם מקבלים מסמך PDF חי (ולא רק תמונה), אתם יכולים לחפש בו מילות מפתח, להעתיק ממנו נתונים לטבלה באקסל או אפילו לתקן טעויות הקלדה במסמך המקורי בלי לעבוד שעות כפול.
אני זוכר שבפעם הראשונה שהשתמשתי בזה בעצמי הייתי די בהלם – לקחתי ערימת חשבוניות ישנות שספק שלנו שלח בדואר רגיל, העברתי אותן דרך הסורק AD260 המאובזר ב-OCR ותוך פחות מעשר דקות היו לי קבצי PDF עם מידע שאפשר להכניס ישר למערכת הנה"ח שלנו.
בקיצור – אם אתם עובדים עם חוזים, טפסים או דוחות באופן שוטף וזה חלק מה-DNA היומיומי שלכם במשרד? אל תתפשרו על סורק שאין לו OCR.

3. איזה סוגי מסמכים ניתן לסרוק באמצעות סורקי Avision?

וואו... פה באמת אין גבול כמעט למה שסורקי Avision יכולים להתמודד איתו – שוב תלוי כמובן בדגם שתבחרו ובהיקף העבודה שלכם. בגדול, אפשר לסרוק כל דבר שהוא נייר:
חשבוניות וניירות A4 סטנדרטיים? ברור שכן. כרטיסי ביקור ופליירים קטנים יותר? בטח! תעודות משלוח בגודל Legal ארוך במיוחד? אין בעיה בכלל.
אבל איפה שזה הופך למעניין באמת זו היכולת שלהם להתמודד גם עם מסמכים פחות "רגילים" כמו תעודות זהות פלסטיק קשיח (כן-כן!), דרכונים ואפילו מעטפות מודפסות ששולחים בדואר רשום.
אני באופן אישי ביצעתי פרויקט גדול באחד המשרדים שבהם התקנו את דגם AD280F עם מזין אוטומטי שמטפל גם בכרטיסי PVC וגם במסמכי דו צדדי ארוכים יותר מהממוצע – והתוצאה הייתה פשוט מעולה: כל המסמכים נסרקו באיכות גבוהה והוזנו אוטומטית למערכת המידע שלהם ללא התערבות ידנית כמעט בכלל.
אז בוא נגיד ככה… אם זה מודפס וזה שטוח (או כמעט שטוח), רוב הסיכויים ש-Avision יסתדר איתו מצוין!

4. איך מתמודדים עם עומסי עבודה גבוהים ומסמכים רבים ביום?

פה חשוב להבין שיש הבדל בין שימוש מזדמן לבין שימוש אינטנסיבי יומיומי בעסק פעיל שמטפל במאות ואפילו אלפי עמודים בכל שבוע. לשם כך בדיוק קיימים הדגמים המתקדמים יותר בסדרה של Avision כמו למשל ה-AV5400 או ה-AD370 שמגיעים עם יכולת האכלה אוטומטית של עשרות עד מאות דפים בכל מחזור עבודה ומנוע פנימי שיודע "לטחון" מסמכים במהירות מרשימה מאוד.
אני יכול להעיד מניסיון אישי במשרד רואי חשבון שאנחנו מלווים כבר שנים – שם מותקן AD370 שפשוט הפך להיות מרכז העצבים הדיגיטלי של הצוות שלהם בתחום הנה"ח והייעוץ הפיננסי. הם מעבירים דרכו מדי יום תיקי לקוחות מלאים ומוציאים הכל למסדי נתונים בצורה חכמה ומהירה בזכות הסינכרון האוטומטי שלו מול מערכות SAP ישנות יחסית (דרך דרייב משותף).
שלא נדבר על כך שהתחזוקה השוטפת מינימלית: ניקוי קל פעם בשבוע ושימון גלגלת אחת לחודשיים והעסק רץ חלק לגמרי.
אם אתם משרד גדול שעובד בכמויות גבוהות? אל תחפשו משהו זול אלא משהו אמין לטווח רחוק – ופה בדיוק נכנסת הבחירה החכמה ב-Avision הכבד יותר.

5. האם ההתקנה והשימוש הראשוני מורכב ודורש טכנאי?

חד משמעית לא! וזה עוד אחד מהיתרונות הכי גדולים שאני מוצא אצל הסדרה הזו שוב ושוב מול המתחרים האחרים בשוק. אתה פותח את הקופסה, מחבר USB למחשב או מתחבר לרשת הביתית/המשרדית בחיבור Wi-Fi לפי הצורך… וזהו בערך!
הדרייברים מגיעים יחד עם דיסק התקנה בסיסי (יש גם לינקים באתר הרשמי לכל מערכת הפעלה כולל Mac ו-Linux), והמערכת מזהה אוטומטית את הסורק ברוב המקרים תוך פחות מדקה ממועד החיבור הראשון.
ואני מדגיש: אנשים מבוגרים מהמשרד אצלנו שלא נגעו בטכנולוגיה חדשה מאז שנולד הגלקסי הראשון הצליחו להתחיל להשתמש בממשקים תוך חצי שעה בלבד ממועד ההתקנה.
הכפתורים הגדולים שעל גבי המכשיר עצמו מוגדרים מראש לפונקציות בסיסיות כמו 'סריקה ל-PDF', 'סריקה לדוא"ל' וכו', כך שגם מי שפחות מסתדר בתפריטים יכול לעבוד איתם בלי פחד.
ואם בכל זאת נתקעים? התמיכה של ג'נרל מכונות משרד תמיד זמינה בטלפון ובוואטסאפ ועוזרת בשלט רחוק לפתור עניינים קטנים כמו הגדרת שם תיקייה יעד לסריקה אוטומטית ברשת המקומית.
בקיצור - מדובר במשהו שכל אדם ממוצע יכול להריץ לבד תוך דקות ספורות ולא מערכת שדורשת צוות IT צמוד...

6. האם ניתן לשלב את הסורקים האלה בתוך מערכות קיימות בארגון?

כן וכן ועוד פעם כן! האינטגרציה היא לגמרי אחד היתרונות הכי מעניינים כאן והיא גם מאוד קריטית לעבודה שוטפת חלקה בארגון שבו כבר קיימת סביבת שרת מובנית.
קודם כול רוב הדגמים החדשים בסדרה תומכים בפרוטוקולי TWAIN ו-WIA שזה אומר בפועל שהתוכנות הנפוצות ביותר כמו Adobe Acrobat Pro, Google Drive for Desktop ואפילו מערכות ERP כמו SAP יודעים לזיהות אותם מיד ולשלוף מהם קבצים ישירות.
באופן אישי שילבתי עבור לקוח גדול בתחום הרפואה הציבורית דגם AV3850SU בתוך מערכת ניהול רשומות רפואיות מבוססת Access עתיקת יומין יחסית... והופתענו לטובה כי הכל זרם מושלם אחרי התאמה בסיסית בתיקיית יעד וסקריפט קל לשליפת קבצים לפי מזהה עובד.
מעבר לכך יש תמיכה מלאה באחסון בענן בדרופבוקס/גוגל דרייב/וואן דרייב דרך אפליקציות צד ג' פשוטות להתקנה וקונפיג בינוני שמתאים אפילו לצוות IT מצומצם בארגון קטן.
אז כן - לא משנה אם אתם עובדים על פלטפורמות מתקדמות ביותר או אפילו תוכנות ישנות - ברוב המקרים תוכלו להכניס את AVISION כחלק בלתי נפרד מהמארג הטכנולוגי שלכם ללא כאבי ראש מיותרים.